مؤثر انوائسنگ کے لئے 7 تجاویز

ایک چھوٹا سا بزنس مالک کے طور پر، آپ شاید تم سے محبت کرتے ہو اور یہ بھی کہہ سکتے ہیں کہ اگر آپ کر سکتے ہیں تو آپ مفت کے لئے یہ کریں گے. لیکن دن کے اختتام پر، آپ کے کاروبار کو چلانے کے لئے آپ کو نقد بہاؤ کی ضرورت ہے.

ایک انوائس آپ کے فراہم کردہ سامان یا خدمات کے لئے گاہکوں کو بھیجا گیا ایک بل ہے. یہ بتاتا ہے کہ کیا فروخت کیا گیا ہے، گاہکوں کو کتنی رقم ملتی ہے اور کب اور کس طرح گاہک کو ادا کرنا چاہئے. بڑے کمپنیوں نے اکاؤنٹنٹس کو ان کی انوائس کرنے کے لئے وقف کیا ہے، لیکن سب سے زیادہ چھوٹے کاروباری مالکان کو خود کرنا پڑتا ہے. 1،000 امریکی چھوٹے کاروباری مالکان کے انٹیو سروے کے مطابق، اوسط چھوٹے کاروبار کسی بھی ماہ میں زیادہ سے زیادہ ادائیگیوں میں $ 5،000 سے زائد ڈالر کا انتظار کر رہا ہے.

بیوقوف والیٹ اکاؤنٹنٹس اور انوائسنگ پیشہ وروں سے گفتگو کرتے ہوئے کہ کس طرح کاروباری اداروں کو انوائس کو مزید مؤثر طریقے سے تیار کر سکیں اور تیز رفتار ادا کر سکیں.

1. عمل خود بخود

اگر آپ نے ایسا ہی نہیں کیا ہے تو، اپنے انوائس کو خودکار کرنے کیلئے سافٹ ویئر قائم کریں. اکثر اکاؤنٹنگ پلیٹ فارم جیسے QuickBooks، Xero، FreshBooks اور Wave اکاؤنٹنگ میں انوائسنگ کی اہلیت شامل ہیں، یا بل بلز، ہائائج اور بل بکس کی طرح آپ انوائس صرف سروس کے لئے سائن اپ کرسکتے ہیں.

بل بکس کے چیف ایگزیکٹو آفیسر ساگر کوگرکر ای میل میں نرد وایلیٹ کا کہنا ہے کہ "یہ ایکسل اور پی ڈی ایف سے کلاؤڈ انوائس ایپلی کیشنز منتقل کرنے کا وقت ہے." "وہاں وہاں سافٹ ویئر کی کمی ہے، اور اگر آپ کسی کو منتخب کرتے ہیں تو آپ وقت اور پیسہ بچائیں گے."

ایک بیلوییو، واشنگٹن، کمپنی کونکور نے کمپنیوں کو خود کار طریقے سے انوائسنگ خدمات اور اخراجات مینجمنٹ کی مصنوعات فراہم کرتا ہے کی طرف سے 200 سے زائد چھوٹے کاروباری رہنماؤں کے 2015 سروے کے مطابق، تقریبا 70٪ چھوٹے کاروباری ادارے انوائسنگ سوفٹ ویئر استعمال کرتے ہیں.

انوائسنگ سافٹ ویئر کا استعمال کرتے ہوئے غلطیوں کو کم کر دیتا ہے اور پیسے بچاتا ہے. بزنس جو ان کے بلنگ کے عمل کو خود کار طریقے سے انوائسنگ کے اخراجات میں 40٪ سے 70 فی صد تک کم کرتے ہیں، 2012 کے ایک آرڈینٹ شراکت دار، جو بوسٹن فرم نے سپلائی مینجمنٹ کا مطالعہ کیا ہے، کی رپورٹ کے مطابق. خود کار طریقے سے انوائس تیزی سے بنا دیتا ہے، تاجروں کے اپنے وقت چلنے پر توجہ مرکوز کرنے کے لئے وقت کو آزاد کر دیتا ہے.

انہوں نے اپنے دستی ڈیٹا انٹری ٹوپی کے بجائے اپنے CFO ٹوپی پہنے ہوئے ان کی قیمتی وقت خرچ کر سکتے ہیں، "کنکور مصنوعات مینجمنٹ ڈائریکٹر جیسکا اسٹیلے بیوکوف بتاتا ہے.

2. تحریری حوالہ بھیجیں

اگر ممکن ہو تو، آپ کی مصنوعات یا خدمت کو ان کی پیشکش کرنے سے پہلے اپنے گاہک کی توقعات کو ایک تحریری قیمت کا اقتباس بھیجنے کی طرف سے منظم کریں. ایک اقتباس میں کام کی متوقع لاگت اور آپ کو ادائیگی کیسے قبول کرنا چاہئے، چاہے نقد، کریڈٹ کارڈ، چیک یا آن لائن کے ساتھ. اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کو آرڈر قبول کرنے سے قبل کسٹمر آپ کے شرائط لکھنا میں قبول کرے.

ویو اکاؤنٹنگ میں مصنوعات کی مارکیٹنگ کے مینیجر سارہ روسن فیلڈ کا کہنا ہے کہ "میں سب کچھ دستاویزات کا ایک بہت بڑا پرستار ہوں".

3. مختصر ادائیگی شرائط مقرر کریں

جب آپ ایک کسٹمر ایک انوائس بھیجتے ہیں، تو ادائیگی کیلئے وقت کا فریم مقرر کریں. معیار عام طور پر 30 دن یا اس سے کم ہے، لیکن آپ کسی بھی وقت کا انتخاب کرسکتے ہیں.

12 کروڑ سے زائد انوائسوں کے ایکسرو تجزیہ کے مطابق، اوسط دہرا دو دو ہفتوں تک ادا کرتا ہے. ایکسرو کے ماہرین 13 دن یا اس سے کم سے کم ادائیگی کی شرائط کی سفارش کرتے ہیں اگر آپ 30 دن کے اندر حقیقی طور پر ادا کرنا چاہتے ہیں. امریکہ کے اکاؤنٹنگ ایکسرو کے سربراہ ایمی ویٹر کہتے ہیں، آن لائن انوائسنگنگ گاہکوں کے لئے تیز رفتار ادائیگی کی جاتی ہے.

ویٹرٹر بیوکوف بتاتا ہے. "لوگ آن لائن چیزیں ادا کرنے کے لئے استعمال ہوتے ہیں اور جمعہ کو چیک چیک کرنے کا انتظار نہیں کرتے." "صارفین کے ساتھ ان قسم کی [مختصر] ادائیگی کی شرائط کو قائم کرنے کے لئے یہ زیادہ قابل قبول ہے."

4. ایک باضابطہ نظام بنائیں

آپ کے انوائسوں کو شمار کرنے میں آپ کو ٹیکس کے مقاصد کے لئے آنے والی ادائیگیوں کا سراغ لگانے میں مدد ملے گی. آپ انوائس، نمبر، یا ہر انوائس کو نشان زد کرنے کے لئے دو کا ایک مجموعہ استعمال کرسکتے ہیں. ایک ایسے نظام کا انتخاب کریں جو آپ کے لئے کام کرتا ہے، لیکن انوائس کے ماہرین آپ کی پہلی انوائس کے لئے "001" استعمال نہیں کرتے ہیں. ایک اعلی نمبر کے ساتھ شروع ہونے سے آپ کے گاہکوں کو آپ کو قائم کردہ ماہر کے طور پر دیکھنے میں مدد ملے گی، یہاں تک کہ اگر آپ ایک نیا کاروبار ہو.

تازہ بزنس میں مصنوعات کی مارکیٹنگ اور کسٹمر کی مشغولیت کے ڈائریکٹر فراض شففا کا کہنا ہے کہ "0053 کے ساتھ شروع کریں، بس تھوڑی زیادہ پیشہ ورانہ طور پر آنا شروع کریں."

5. شائستہ زبان کا استعمال کریں

شفقہ کا کہنا ہے کہ اگرچہ یہ تھوڑا سا لگ رہا ہے، اس طرح کے جملے کا استعمال کرتے ہوئے "برائے کرم (تاریخ) کی ادائیگی کریں" اور "آپ کے کاروبار کا شکریہ" انوائس پر ادا کرنے کے امکانات میں اضافہ ہو گا. آپ گاہکوں کو جو وقت یا ابتدائی طور پر ادا کرتے ہیں، آپ کو شکریہ نوٹ یا ای میل بھی بھیج سکتے ہیں.

اکاؤنٹنگ سوفٹ ویئر کمپنی، ساج شمالی امریکہ کے لئے مینجمنٹ مینیجر مائیک سوریوری کہتے ہیں، "آپ کے پیش کردہ دیگر مصنوعات اور سروسز کے گاہک کو یاد رکھیں اور آپ ان کی خدمت کرنا چاہتے ہیں."

6. انوائس فوری طور پر بھیجیں

ایک بار آپ ایک گاہک کو سروس یا جہاز سامان مکمل کرنے کے بعد، فوری طور پر انوائس بھیجیں. یہ آپ کو گاہک کے دماغ کے سب سے اوپر رہنے میں مدد ملے گی اور فوری طور پر فوری طور پر مقرر کریں گے.

اگر ممکن ہو تو، گاہکوں کو جگہ پر موبائل ادائیگی کے نظام جیسے ایپل پے یا اسکوائر کے ساتھ مقام پر ادا کرنے کی اجازت دے. واو، فلیٹ موبائل اور QuickBooks سمیت کچھ انوائسنگ سسٹم بھی کاروباری مالکان کو موبائل ادائیگیوں کو قبول کرنے میں مدد دیتے ہیں.

7. اپنائیں

اگر آپ فوری طور پر ادا نہیں کرتے ہیں تو، آپ کے گاہکوں کو ادائیگی کی آخری تاریخ کے بارے میں بھیجیں. ویو اکاونٹنگ سے روسن فیلڈ کا کہنا ہے کہ ادائیگی کی وجہ سے ایک ہفتوں سے قبل ہفتہ کو یاد دہانیوں کو بھیجنے کے لئے مناسب ہے، جس کا سبب ہو گا اور دیر سے ہر ہفتے بعد ہر ہفتے بھیجیں.بڑی ٹکٹ اشیاء کے لئے، جیسے $ 5،000 آرڈر، یہ زیادہ بار بار یاد دہانیوں کو بھیجنے کے لئے قابل قبول ہے.

اگر آپ بہت سے پیچیدہ ای میلز کے ساتھ گھومنے کے بارے میں فکر مند ہیں تو، رونسنفیلڈ نے اپنے انوائسنگ سافٹ ویئر کا استعمال کرتے ہوئے مشورہ دیا ہے تاکہ گاہکوں کو خود کار طریقے سے ادائیگی کی اطلاع دیں.

بابا شمالی امریکہ کے سوریوری کا کہنا ہے کہ "اس بات سے متفق نہ ہوں کہ یاد دہانیوں کو بھیجنے یا غیر معاوضہ انوائسوں پر عمل کرنے کے بعد ناپسندیدہ یا ایک کسٹمر کے ساتھ قائم کردہ تعلقات پر ایک خلاف ورزی کی جائے گی." "آپ ایک کاروبار چل رہے ہیں، اور فوری طور پر اور مکمل ادائیگی کی ضرورت کسی کو بھی تعجب نہیں کرنا چاہئے."

ایک چھوٹے سے کاروبار شروع کرنے اور چلانے کے ساتھ مزید مدد کے لئے، ہماری ویب سائٹ چھوٹے بزنس گائیڈ پر جائیں.

ٹیڈی نیوکییل ایک اسٹاف مصنف ہے جو ذاتی فنانس کے لۓ ہے بیوکوف. ٹویٹر پر اس کی پیروی کریں teddynykiel اور پر Google+.

iStock کے ذریعے تصویر