کامیاب پروجیکٹ منصوبہ بندی کے سات مرحلے |

آخر میں، میں بہت سے پراجیکٹ ٹیموں کا حصہ ہوں. ان میں سے کچھ تجربات نے مجھے بیک اپ اور منصوبے کی منصوبہ بندی کے عمل کا تجزیہ کرنے کا سبب بننے کے لۓ یہ سمجھا ہے کہ کس طرح پراجیکٹ مینجمنٹ کی منصوبہ بندی اور عمل درآمد میں بہتر ہوسکتا ہے.

کیوں منصوبے باصلاحیت افراد کی طرف سے منظم ہونے میں تاخیر یا مکمل نہیں ہوسکتی ہے؟ پروجیکٹ ٹیموں کو کبھی کبھار محسوس ہوتا ہے کہ وہ ایک ہدف ہدف پر شوٹنگ کر رہے ہیں؟ میں جانتا ہوں کہ مناسب منصوبہ بندی یا منظم نظام کی تخلیق کرنے میں ناکام ہونے کی وجہ سے منصوبوں پر مہلک ہوسکتا ہے.

منصوبے کی منصوبہ بندی کیا ہے؟

پروجیکٹ منصوبہ بندی آپ کے مقاصد اور گنجائش، آپ کے مقاصد اور سنگ میلوں کی فراہمی ()، اور ہر قدم کے لئے کاموں اور بجٹ کے وسائل کو تفویض. ہر ایک میں شامل ہونے والے ہر ایک کے ساتھ ایک اچھی منصوبہ آسانی سے منسلک ہے، اور یہ سب سے زیادہ مفید ہے جب اسے باقاعدگی سے نظر ثانی کی جاتی ہے. بس ایک منصوبے کی وضاحت کرتے ہیں اور کبھی بھی آپ کی ٹیم کے ساتھ کبھی بھی بات چیت نہیں کرنی پڑتی ہے اور ضائع وقت اور کوشش کے لئے ایک اچھی ہدایت ہے.

آپ اپنی منصوبہ بندی کی منصوبہ بندی کو ایک سادہ گوگل ڈوک میں کرسکتے ہیں، یا آپ پراجیکٹ مینجمنٹ سوفٹ ویئر استعمال کرسکتے ہیں. پراجیکٹ مینجمنٹ سوفٹ ویئر کا استعمال کرتے ہوئے فائدہ یہ ہے کہ آپ عام طور پر آپ کے تمام دستاویزات اور ڈیلیلایبلز کو ایک جگہ میں ذخیرہ کرنے میں کامیاب ہوسکتے ہیں، اور آپ کو ای میل یا سلیک صف سے متعلق اہم بات چیت اور فیصلوں کو کھونے سے بچنے سے بچ سکتے ہیں. مثال کے طور پر، باسکٹم جیسے آلے کے ساتھ، مثال کے طور پر، ترقی کا سراغ لگانا آسان ہے اور بات چیت اور چیزوں کا سراغ لگانا ہے جو چند مختلف لوگوں کے ساتھ تعاون کی ضرورت ہوتی ہے.

اگر آپ پراجیکٹ مینجمنٹ کے بارے میں سوچ رہے ہیں یا کسی تیز رفتار آغاز کے اندر ایسا لگتا ہے کہ یہ سب شروع میں بہت زیادہ وقت لگتا ہے. لیکن، آپ اصل میں بہت وقت اور وسائل کو بچائے گا اگر آپ اپنی پراجیکٹ کی منصوبہ بندی کے آغاز سے صحیح طور پر لکھتے ہیں اور آپ کو اور آپ کی ٹیم کو ٹریک پر رکھنے کے لئے ایک سڑک موڈ کے طور پر استعمال کریں.

یہاں کامیاب منصوبے کی منصوبہ بندی کے لئے سات کلید ہیں آپ کو شروع کرنے میں مدد.

1. اسٹاک ہولڈرز کے لئے سڑک میپ کے طور پر آپ کی منصوبہ بندی کے بارے میں سوچو

ہر پروجیکٹ واضح طور پر بیان کردہ مقاصد کے ساتھ ایک سڑک موڈ کی ضرورت ہے جو اس منصوبے کے پہلے مرحلے کے بعد تبدیل نہیں ہونا چاہئے. نتائج سے فائدہ اٹھانے یا منصوبے کو نافذ کرنے میں شامل ہونے والے تمام حصول داروں کو نامزد کیا جانا چاہئے اور ان کی ضروریات کو ابتدائی منصوبہ بندی کی منصوبہ بندی کے عمل کے دوران بیان کیا جانا چاہئے.

ان حصول داروں میں شامل ہوسکتا ہے:

• پراجیکٹ مینیجر یا مکمل طور پر مکمل کرنے کے لئے ذمہ دار شخص
• "کسٹمر" جو ڈیلیوریبلز حاصل کرتا ہے- یہ آپ کی ٹیم (داخلی) یا حقیقی ادائیگی گاہک پر ہو سکتا ہے.
• ٹیم، یا کسی بھی حکمت عملی کا ذمہ دار لوگ ہیں. منصوبے.

فرض نہ کریں کہ آپ خود کار طریقے سے ہر شریک ہولڈر کی ضروریات اور مقاصد کو سمجھتے ہیں. آپ کے منصوبے کی منصوبہ بندی کی دستاویز میں بہت دور ہونے سے پہلے، اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ آپ ٹیم میں سبھی منصوبے اور صلاحیتوں اور وسائل کو واقعی سمجھتے ہیں.

2. منصوبے کی ترسیل کی فہرست میں توڑیں

تمام ڈیلیوریبلز کی فہرست تیار کریں. اس فہرست میں بڑے منصوبے کو چھوٹے کاموں میں تقسیم کرنا چاہئے جس میں مخصوص ٹیم کے ارکان کو تفویض کیا جا سکتا ہے، اور آپ کو ہر موصول ہونے والی یا کام کے ساتھ منسلک متوقع دیر سے شامل ہونا چاہئے.

اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ ہر قابل رسائی کے لئے منظوری کے عمل کو سمجھنے اور دستاویز کریں. اگر آپ کا پروجیکٹ کسی بیرونی گاہک کے لئے ہے، تو یقینی بنائیں کہ آپ ان کی داخلی منظوری کے عمل پر واضح ہو، تاکہ آپ کو تاخیر سے تعجب نہیں ہو یا مقابلہ رائے کے ذریعے وابستہ ہونے کے ساتھ سست ہو.

3. آپ کی ٹیم سے بات چیت

ہر ڈیلیلبل یا کام میں شامل تمام افراد اور / یا تنظیموں کی طرف سے کی شناخت کریں، اور تفصیل میں ان کی ذمہ داریوں کی وضاحت کریں. دوسری صورت میں، مواصلاتی تاخیر اور حالات کی قیادت کر سکتی ہے جہاں ٹیم کے ارکان اپنے کام کو دوبارہ شروع کر سکتے ہیں.

آپ کی ٹیم سے بات چیت کرنے کے لۓ آپ کے حملے کی منصوبہ بندی کے بارے میں بات چیت کریں. ان سے پوچھیں کہ آپ کو کیا کام حاصل کرنے کا بہترین طریقہ ہے. نہ صرف یہ آپ کی مدد سے زیادہ موثر ہو گی، یہ آپ کو ان کی خریداری میں مدد ملتی ہے کیونکہ وہ اس عمل پر مزید ملکیت محسوس کرے گا. بصیکپپ جیسے پراجیکٹ مینجمنٹ کے آلے کا استعمال کرتے ہوئے سب کو ایک ہی جگہ میں سبھی دستاویزات اور بات چیت کو سراغ لگانے اور ذخیرہ کرنے میں مدد ملتی ہے.

اگر آپ منصوبوں کے بارے میں بات چیت کرنے کے لئے ای میل کا استعمال کرتے ہیں تو، ٹیم ان باکس ای میل کے حل کے بارے میں غور کریں جو آپ کو ان ای میلز کو تفویض کرنے میں مدد دے گی جو ٹیم کے ارکان کو مناسب طور پر مناسب طور پر مناسب کرنے کی ضرورت ہو گی، اس کے بجائے بے ترتیب طور پر بہت بڑی گفتگو کے سلسلے کو آگے بڑھانے کے بجائے.

4. خطرات کی شناخت کریں

آپ کے منصوبے میں ملوث خطرات کا تعین کریں. آپ جو کچھ کریں گے اس کے بارے میں سوچو کہ اگر کچھ زیادہ متوقع حد سے کہیں زیادہ ہے، یا اگر آپ کو ابتدائی طور پر متوقع طور پر متوقع ہے تو

آپ کو ہر ممکن منفی نتائج کے لئے نشاندہی کی ایک مخصوص کورس نہیں ہے، لیکن آپ کو اپنی ٹیم کے ساتھ کچھ وقت خرچ کرنا چاہئے، کیا غلط ہوسکتا ہے. اس کے بعد، آپ کو ابتدائی سے ان خطرات کو کم کرنے کے لئے جتنا زیادہ حد تک کر سکتے ہیں، اس کے بجائے بعد میں گارڈ کو پکڑ لیا جارہا ہے. خطرے والے عوامل کو بھی آپ کے بجٹ پر کیسے اثر انداز ہوسکتا ہے.

5. ایک بجٹ بنائیں

آپ کی سنگ میلوں اور ڈیلیوریبلز کی فہرست میں منسلک منصوبے کی لاگت اور متوقع بجٹ کے بارے میں معلومات ہونا چاہئے. بڑے ڈالر کو بڑے منصوبوں کو تفویض کرنے کی کوشش کریں جس کے بغیر پیسہ خرچ کرنا ہے اس کی شناخت کے بغیر. یہ آپ کی ٹیم میں مدد حاصل کرنے کے لئے ان وسائل کو سمجھنے میں مدد ملتی ہے جن کے ساتھ کام کرنا ہوگا. جب آپ اپنے ابتدائی بجٹ کو ترتیب دے رہے ہیں، تو یہ تعداد مطلق سے بجائے قطار ہوسکتی ہیں.

بعض اشیاء کے لۓ، آپ کو چند مختلف وینڈرز سے حوالہ حاصل کرنے کی ضرورت ہوسکتی ہے. یہ آپ کے بجٹ دستاویزات میں مختصر طور پر منظور شدہ پراجیکٹ کے دائرہ کار کو دستاویز کرنے کے لئے مددگار ثابت ہوسکتا ہے، اگر آپ کو بجٹ کی رکاوٹوں پر مبنی بڑی پراجیکٹ میں تبدیلیاں کرنے کی ضرورت ختم ہو جاتی ہے، یا اگر آپ کے بیچنے والے آپ کو توقع نہیں کی جاسکتی ہے.

6. سنگ میلوں کو شامل کریں

میلوں اور کاموں کو شامل کرنے کے لئے ایک فریم ورک کے طور پر ڈیلیوریبلائٹس کی اپنی فہرست کا استعمال کریں جو بڑے مقصد کو مکمل کرنے کے لئے مکمل کرنے کی ضرورت ہوگی. اکاؤنٹ کے پراجیکٹ ٹیم کے پیداواری، دستیابی، اور کارکردگی کو معقول حد تک مقرر کریں،

SMART فریم ورک کے اندر اپنے سنگ میلوں کے بارے میں سوچو. آپ کے مقاصد کو ہونا چاہئے:

• مخصوص: کسی بھی زبان میں واضح، جامع، اور تحریری طور پر سمجھا جا سکتا ہے.
• قابل اطلاق: جب مناسب ہو تو نمبر یا مقدار کی زبان کا استعمال کریں. غیر جانبدار تشریحات سے بچیں جو ذاتی، ذہنی تفسیر کی کامیابی کو چھوڑ دیں.
• قابل قبول: اپنے مقاصد، سنگ میلوں اور ڈیلیلایبلز پر خریدنے والے حصوں سے خریدیں.
• حقیقت پسندانہ: عارضی اہداف ایک چیز ہیں، لیکن اہداف مقرر نہ کریں جو حاصل کرنے کیلئے ناممکن ہیں. یہ آپ کی ٹیم اور آپ کے حصول کے لئے مایوس کن ہے، اور بالآخر اپنے منصوبے میں تاخیر کر سکتا ہے کیونکہ ناممکن عام طور پر زیادہ سے زیادہ اخراجات اور زیادہ وقت لگ رہا ہے.
• وقت کی بنیاد پر: کنکریٹ کی آخری تاریخ مقرر کریں. اگر آپ کو اپنے سنگ میلوں سے منسلک ڈائم لائنز کو تبدیل کرنا ہوگا تو، جب دستاویز اور آپ نے تبدیلی کیوں کی ہے. چپکے تبدیلیوں سے بچیں- یا اپنی ٹیم اور متعلقہ اسٹیک ہولڈرز کو مطلع کئے بغیر ڈائم لائنز میں ترمیم کریں.

7. ترقیاتی رپورٹنگ کے رہنما اصولوں کو سیٹ کریں

یہ ماہانہ، ہفتہ وار یا روزانہ کی رپورٹ ہوسکتی ہے. مثالی طور پر، آپ کے منصوبے آن لائن یا آف لائن کے لئے ایک باہمی باہمی تعاون کا کام ہونا چاہئے جہاں تمام جماعتیں ترقی کی نگرانی کر سکتی ہیں. اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کے پاس مواصلات کی منصوبہ بندی کی دستاویز ہے کہ آپ کتنی دفعہ ترقی پسندوں کو پیش رفت کے بارے میں اپ ڈیٹ کریں گے اور آپ کس طرح ایک ہفتہ وار میٹنگ یا روز مرہ ای میل میں معلومات کا اشتراک کریں گے.

آپ فریم ورک کو استعمال کرتے ہیں جب آپ اپنے سنگ میلوں کی شناخت کرتے ہیں اپنی رپورٹوں کی رہنمائی کریں. کسی بھی پہیوں کو دوبارہ تخلیق کرنے یا نئی رپورٹیں پیدا کرنے کے لۓ وقت ضائع کرنے کی کوشش کریں جب آپ ترقی کے بارے میں بات چیت کرنے کی ضرورت ہو. ذہن میں رکھو کہ باسکیپیمپ جیسے پراجیکٹ مینجمنٹ سافٹ ویئر کا استعمال کرتے ہوئے آپ کو اپنے ان باکس میں پھنسنے کے بغیر لوپ میں رکھ سکتا ہے یا طویل عرصے سے سلی بیک چیٹوں میں بات چیت کو روک سکتا ہے.

مؤثر منصوبے کی منصوبہ بندی اور انتظام کا راز منظم رہتا ہے اور آپ کے ساتھ ٹیم اور اسٹیک ہولڈرز. چاہے آپ پراجیکٹ مینجمنٹ سوفٹ ویئر کو استعمال کرنے کا فیصلہ کرتے ہیں یا نہیں، اس بارے میں سوچتے ہیں کہ آپ اپنے منصوبے سے متعلق تمام مواد اور وسائل کو ذخیرہ کرتے ہیں- اگر آپ کر سکتے ہیں تو سب کچھ ایک ہی جگہ میں رکھیں. اچھی قسمت!