ریکارڈز برقرار رکھنا شیڈول |

ہم سب جانتے ہیں کہ ہمیں اپنے کاروباری ریکارڈوں کو بچانے اور حفاظت کرنے کی ضرورت ہے. اور چند سالوں بعد ہم یہ سمجھتے ہیں کہ ہم ان سبھی ریکارڈ کو برقرار رکھتے ہیں جو اپنے آپ اور اپنے ملازمتوں کے لئے کام کی جگہ کے مقابلے میں فائل کابینہ میں زیادہ فلور جگہ لے رہے ہیں.

اچھی خبر یہ ہے کہ ہمیں واقعی رکھنے کی ضرورت نہیں ہے. ان سب کو ہمیشہ کے لئے ریکارڈ. جی ہاں، ہمیں کچھ ہمیشہ کے لئے رکھنے کی ضرورت ہے. کچھ ہم صرف اس وقت تک رہتے ہیں جب تک کہ آئی آر ایس نے ہمارے ساتھ اپنا راستہ نہیں لیا تھا. اور کچھ ہمیں صرف چند سال تک رہنا ہوگا.

یہ بتانا کہ جس ریکارڈ کی ضرورت ہے، اس کے لئے کتنا لمحہ مشکل ہے. اور مناسب طریقے سے عارضی ریکارڈوں سے نمٹنے کے طور پر کاغذات کو ری سائیکلکل بن میں ڈالنا آسان نہیں ہے.

ریکارڈ یہ ہے کہ ریکارڈ ریکارڈ برقرار رکھنے کا شیڈول کھیل میں کہاں آتا ہے. یہ دستاویز آپ کے کاروباری ادارے (مالی، اہلکار، معاہدے، آپریشن، وغیرہ) کی ریکارڈ کی اقسام کی فہرست کرتا ہے؛ کسی بھی قانونی تقاضے کی نشاندہی کرتا ہے کہ کتنا عرصہ ریکارڈ رکھا جاسکتا ہے اور ضرورت مند اتھارٹی، جیسے آئی آر ایس یا سرسنس اکسلی ایکٹ؛ ہیلپ ڈیسک جلد از جلد معاملے کو دیکھے گا. تصویر کے بارے میں غلط استعمال کی اطلاع کرنے میں ایرر آ گیا ہے. اور اس میں دیگر معلومات بھی شامل ہوسکتی ہے، جیسے کہ اس ریکارڈ میں حساس ذاتی شناختی اعداد و شمار شامل ہیں؛ اور اگر microfilm یا ڈیجیٹل اسکین کردہ کاپیاں کاغذ دستاویز میں قابل قبول قانونی متبادل ہیں.

انٹرنیٹ تلاش کریں اور ریکارڈ ریکارڈ ریٹائرڈ شیڈولز اور نمونے کے بارے میں آپ کو بہت ساری معلومات ملیں گے، جیسے کہ یہ ایک قسم کی میلینیم ریکارڈز مینجمنٹ کی طرف سے پیش کی گئی ہے. تاہم، یاد رکھیں کہ ایک نمونہ شیڈول صرف ایک عام نمایندگی ہے جو کہ کسی کی طرح نظر آتا ہے. آپ کے ریکارڈز کی بحالی کا شیڈول آپ کے کاروبار کے مطابق، جہاں آپ واقع ہیں، اس کے مطابق کیا جائے گا، کونسی ریاستوں اور / یا ملکوں میں آپ کاروبار کرتے ہیں، چاہے آپ اسٹاک مارکیٹ پر نجی طور پر ملکیت یا تجارت کرتے ہیں، ایک سرکاری ادارے ہیں، حکومتی معاہدے، اور متعدد دیگر عوامل کو پکڑو.

آپ کو اپنے اکاؤنٹنٹ، قانونی مشیر، اور / یا پیشہ ورانہ ریکارڈ مینجمنٹ کمپنی کے ساتھ کام کرنا اور آپ کو قائم کرنے کے لۓ کام کرنا چاہیں گے.

آپ سرکاری طور پر ریکارٹس ریٹائرڈ شیڈول کو نافذ کرنا چاہتے ہیں. آپ کی کمپنی میں ہر کوئی اس کے بارے میں جانتا ہے. یہ اس بات کو یقینی بنانے میں مدد ملتی ہے کہ آپ کی اہم ریکارڈ اصل میں پہلی جگہ میں رکھی جاتی ہے. بعد میں، کہتے ہیں کہ آپ کے پاس اکاؤنٹس کے کئی فائل کابینہ قابل ادائیگی رسید ہیں. آپ کو برقرار رکھنے کے شیڈول کا کہنا ہے کہ آپ کو 6 سال تک رکھنے کی ضرورت ہے، لیکن تجربے سے پتہ چلتا ہے کہ آپ کو صرف 3 سال تک صرف ان میں داخل ہوسکتا ہے. یہ جان کر آپ اپنے کاروباری / دفتری فرش کی جگہ کو ان ریکارڈوں کو آف سائٹ سٹوریج کو بچانے یا متبادل سٹوریج میڈیا کو محفوظ کرنے کے لۓ آزاد کر سکتے ہیں.

آپ کے پاس ریکارڈ رکھنے کے بعد ایک بار آپ اپنے برقرار رکھنے کی مدت کے اختتام تک پہنچ سکتے ہیں. لیکن، جیسا کہ میں نے کہا، آپ انہیں آسانی سے ری سائیکلنگ میں ٹاس نہیں کر سکتے ہیں. آپ کو ان کے ضائع کرنے کے لئے ایک قائم عمل کی ضرورت ہے. جی ہاں، آپ کو پرانا دستاویزات سے چھٹکارا حاصل کرنے کے لئے مزید دستاویزات بنانا ہوگا.

آپ کو ایسے لوگوں کو کرنا پڑے گا جنہوں نے ریکارڈ تیار کیے ہیں ان کو ریکارڈز کی ضرورت نہیں ہے. آپ کو یہ یاد رکھنا چاہیے کہ ریکارڈ آپ کے برقرار رکھنے کی مدت کے اختتام تک آپ کے قائم کردہ ریکارڈز ریٹائرڈ شیڈول کے مطابق تک پہنچ گئے ہیں اور چیک کریں کہ ان کی برقرار رکھنے کا دورہ آڈٹ، قانونی مقدمہ اور وغیرہ کی وجہ سے بڑھایا نہیں ہے

جب آپ تصدیق کرنا چاہتے ہیں، کس طرح، اور جس کے ذریعہ، دستاویزات تباہ ہوگئے. یہ آج آسان ہے، ماضی میں، جب میں نے ایک ڈمپسٹر کے آگے باکسنگ اور کھانا کھلانے کے کاغذ میں ایک بارڈرڈر میں باکس کو گھومنے کے بہت سے گھنٹے گزارے. حالیہ برسوں میں موبائل سری لنڈنگ کمپنیوں نے بڑھایا ہے. وہ اپنے بڑے ٹرک پر سوار کنٹیٹیڈ شیڈڈرز کو آپ کے کاروبار پر چلائے گی، اپنے بکس کو ٹرک پر لے جائیں گے، آپ کو ان کی تباہی کا سامنا کرنا پڑا اور آپ کو تباہی کا سرٹیفکیٹ دے گا.

ایک ریکارڈ ریکارٹ شیڈول قائم کرنے، نافذ کرنے، اور مندرجہ ذیل طریقہ کار کو اس بات کا یقین کرنے کے لئے ایک طویل راستہ چلا جائے گا کہ آپ کی کمپنی آپ کو کاروبار میں جاری رکھنے کے لئے ضروری ریکارڈوں کو برقرار رکھتی ہے. اور، بدترین کیس کے منظر میں، آپ کو قانونی طور پر متوقع، قائم، منظوری دے دی گئی، مستند عمل میں رکھی جاتی ہے، اور ثابت نہیں ہوسکتا ہے کہ آپ آدھی رات میں قارئین کے پیچھے باہر آتے ہیں. مجرمانہ اور ذمہ داری سے بچنے کے لئے ایک شوقیہ کوشش، یا قانونی عمل میں رکاوٹ ہے.

سٹیو لانگ

سینئر ایڈیٹر

پالو آلٹو سافٹ ویئر