غیر منافع بخش تنظیموں کے لئے خطرہ مینجمنٹ: فراڈ کو کم کرنے کے 10 طریقے

غیر منافع بخش ان کے دلوں کو صحیح جگہ میں ہوسکتا ہے، لیکن، کسی ایسے تنظیم کی طرح جو پیسہ لینا ہوتا ہے، دھوکہ دہی کا خطرہ ہمیشہ موجود ہے. کیلی اور مالک، ایل ایل ایل 2008 میں گھریلو دھوکہ دہی میں 84 بلین ڈالر کا اندازہ لگایا، جو عام طور پر حوالہ دار داخلی کنٹرول کی کمی ہے. گرجا گھروں سے خیراتی اداروں سے، غیر منافع بخش افراد کو فریب افراد اور پیار مینجمنٹ کے خلاف اپنے آپ کی حفاظت کے لئے مناسب احتیاطی تدابیر رکھنا ضروری ہے. غیر منافعوں کے درمیان دھوکہ دہی کی سرگرمیوں کے خطرے کو کم کرنے کے لئے ہم نے 10 تکنیکوں کی وضاحت کی ہے. اگرچہ یہ مضمون دھوکہ دہی کی کمی کے لئے ایک ٹھوس تعارف فراہم کرتا ہے، ہم آپ کو غیر منافع بخش شعبے کے اس اہم پہلو کی تحقیق میں کافی وقت کی سرمایہ کاری کرنے کا مطالبہ کرتے ہیں.

1. مثال کے طور پر

آسان ترین تخنیک مینجمنٹ میں سے ایک ملازم کر سکتے ہیں تنظیم کے اخلاقی پرنسپل کو صاف کر رہا ہے. یہ دو طریقوں میں کیا جا سکتا ہے: براہ راست اور بالواسطہ. ملازمین کی تربیت میں دھوکہ دہی کی کمی کو شامل کرکے براہ راست مسئلہ کو حل کریں. یہ واضح کریں کہ اس طرح کے رویے کو قریبی نگرانی کی جائے گی، مجرموں کو قانون کی مکمل حد تک سزا دی جائے گی. غیر ملکی طور پر اس پیغام کو مینیجرل مثال کے ذریعہ مضبوط کرنا. تنظیم کے رہنماؤں کو ناقابل قبول رویے کا سراغ لگانے اور نظم و ضبط میں مسلسل ایمانداری اور نگرانی کا مظاہرہ کرنا چاہئے. اپنی تنظیم کو متعدد، ممنوع حکومت میں تبدیل نہ کریں، لیکن ملازمتوں اور رضاکاروں کو بتائیں کہ، مضبوط اور احسان سے، انہیں دیکھا جا رہا ہے.

2. تقسیم اور فتح

نمبروں میں حفاظت ہے. اگرچہ یہ رواج عام طور پر دشمنوں کے بیرونی افواج کے خلاف تحفظ فراہم کرتا ہے، اس کے اندر سے خطرات کا پتہ لگانے میں بھی اسی طرح قابل اطلاق ہوتا ہے. یہ تنظیم کے ہر سطح پر چیک قائم کرنے کے لۓ یہ ایک عام عام ہدایت ہے. اس طرح سے کاموں کو تقسیم کریں پیسہ کئی افراد کی طرف سے سنبھالا اور نگرانی کرنا ضروری ہے. اکیلے کام کرنے والے ایک شخص دھوکہ دہی کی کوشش کرنے کا امکان کم ہے جب دوسروں کو ایک ٹرانزیکشن میں ملوث نہیں. مثال کے طور پر، فنڈ ریزنگ ہونے والی ایونٹ کے بعد، یہ ایک ہی شخص تفویض کرنے کے لۓ، نقد عطیات کی گنتی، ریکارڈنگ اور جمع کرنے کے لئے مقرر کرے گا.

3. اپنا بینک اکاؤنٹ بڑھاؤ

بینک میں رقم کی حیثیت سے اس کی حفاظت نہیں کی جاسکتی ہے. کچھ سادہ احتیاطی تدابیر لینے کی طرف سے فنڈز کو سخت حد تک رسائی. سب سے پہلے، ڈیبٹ کارڈ کا استعمال نہ کریں. ڈیبٹ کی حفاظت محدود ہے اور رقم ضائع کرنے میں مشکل ہوسکتی ہے. اور دوسرا، نقد کی واپسیوں کو روکنے کے لئے اپنا اکاؤنٹ مقرر کریں. نقد ایک پرچی مادہ ہے. ہتھیاروں کو بک مارک کی بنا پر چیک کی شکل میں آنا چاہئے. اس میں ایک اضافی مرحلہ شامل ہے، اس کے لے جانے اور کنٹرول کرنے کے لے جانے میں ناکامی آسان ہے.

4. پیچیدہ اکاؤنٹنگ

ہر تنظیم کو احتیاط سے اور اچھی طرح سے دستاویزی اکاؤنٹنگ سسٹم کی ضرورت ہے. شاید شکایاتی سرگرمی کا پتہ لگانے کا سب سے آسان طریقہ ہے. ایک مؤثر نظام کی ترتیب صرف ہر چیز کو ریکارڈ کرنے کا مطلب ہے. ہر مالیاتی ٹرانزیکشن کو لکھنے کا ایک ذریعہ معیاری بنائیں، اس سے کوئی فرق نہیں. ریکارڈ کون کرتا ہے اور کب. فنڈ ریزنگ کی عطیات کی مثال میں، جو پیسے جمع کرتا ہے وہ پیسے جمع کرتا ہے جو پیسہ جمع کرتا ہے، کو برقرار رکھنا دوبارہ رقم پیسہ دیتا ہے، جو پیسے جمع کرتا ہے اور اسی طرح. ماخذ پر واپس عمل کرنے کے لئے آسان کاغذی ٹریلس قائم کریں. آپ کے آپریشن کے پیمانے پر منحصر ہے، یہ ایک غیر منافع بخش اکاؤنٹنگ ماہر کو ملازمت کرنے کے لئے برا خیال نہیں ہوسکتا ہے.

5. کریڈٹ کارڈ کا استعمال کرتے ہوئے

آپ کی تنظیم کا امکان کاروباری کریڈٹ کارڈ کے استعمال سے فائدہ ہوگا. نقد اور چیک ہمیشہ عملی نہیں ہیں، اور، جیسا کہ ہم نے پہلے ذکر کیا ہے، ڈیبٹ کارڈز اچھے خیال نہیں ہیں. کریڈٹ بہتر تحفظ ہے اور دھوکہ دہی کے دوران آپ کے فنڈز کو نابود نہیں کرے گا. کریڈٹ کارڈ کا استعمال کرتے ہوئے کلیدی رسیدوں کو برقرار رکھتا ہے. ہر خریداری کے لئے، خریدنے، دستاویز اور ایک رسید فائل کو یقینی بنانا. ہر بلنگ کے اختتام کے اختتام پر، دوپہروں کی جانچ پڑتال کریں اور اس بات کو یقینی بنائیں کہ کل چارجز آپ کے بیان پر رقم میں شامل ہیں.

6. اسکریننگ ملازمین

ایک قابل اعتماد ٹیم کے مطابق واضح ہے. اس میں احتمالی حرائط پر پس منظر کی جانچ کی کارکردگی کا مظاہرہ کرنا ہوگا. آگے بڑھیں کہ آیا درخواست دہندگان نے غلط استعمال کی تاریخ ہے. ایسا کرنا آپ کو مصیبت کی دنیا کو بچا سکتا ہے. اس کے ساتھ، ریفرنسز کی درخواست کریں اور دراصل ان سے رابطہ کریں. اگر کچھ قابل اعتماد ذرائع درخواست دہندگان کے لئے پیش آسکتے ہیں، تو یہ ایک اچھا آغاز ہے. دھوکہ دہی کے مسائل کو حل کرنے کے لئے انٹرویو کے وقت کا استعمال کریں. آپ سادہ گفتگو کے ذریعہ درخواست دہندگان کے کردار کا مطالعہ حاصل کرسکتے ہیں. دھوکہ دہی سے متعلق نظریاتی نظریات کے ذریعے اسے یا اس پر چلیں. یہ آپ کے ادارے کو ایسے معاملات کو سنجیدگی سے پیغام بھیجنے کے ساتھ ساتھ درخواست دہندگان کی سوچ کے عمل سے مطلع کرے گا.

7. بجٹ مقرر کریں

آپ اس سے زیادہ بنیادی نہیں حاصل کر سکتے ہیں. ایک بجٹ مقرر کریں اور اس پر رکھو. یہ یہ جاننے کا ایک طریقہ ہے کہ اصل میں وہاں جانے سے پہلے آپ کے پیسے کہاں جائیں گے. توقعات پیدا کرنے سے، آپ یہ دیکھ سکتے ہیں کہ آپ کے پیسے کہاں جا رہے ہیں اور حالات کی حقیقت کے ساتھ اس کی موازنہ کریں. بجٹ دینے کے بجائے overspending کو روکنے میں مدد ملے گی. آپ جان لیں گے کہ ہر قسم کے کتنے پیسوں کو وقف کیا جاسکتا ہے اور اس کی تفاوت کو بہتر بنانے کے قابل ہوسکتا ہے. امکان ہے کہ آپ وقت کے طور پر اپنے بجٹ کو ایڈجسٹ کرنے کی ضرورت ہوگی. ٹھیک ہے. لیکن مستقبل کے اثاثوں کی پیش گوئی سے قطع نظر، ہمیشہ آپ کے بہترین اندازے پر مبنی بجٹ کے ساتھ آگے بڑھیں.

8. آڈٹ

دورانیہ کی حیرت انگیز آڈٹ تنظیم کے مالیات کی توثیق میں مدد کرے گی. دھوکہ دہی کا پتہ لگانے کا واحد مقصد کے لئے کارکردگی کا مظاہرہ نہیں کرتے، آڈٹ پیسے کے بہاؤ کا جائزہ لینے کے لئے سازش کا حامل ہیں.تمام اداروں کو آڈٹ برداشت نہیں کر سکے گا. اگر یہ معاملہ ہے تو، اکاؤنٹنگ معلومات اور ٹرانزیکشن کی تاریخ کا جائزہ لینے کے لۓ متبادل متبادل پارٹی کو ملا. ایک بیرونی جماعت کی آنکھوں کی ایک بہت بڑی ضرورت ہے اور نگرانی کا پتہ لگانے میں مدد مل سکتی ہے. دراصل دھوکہ دہی کا پتہ لگانے کے علاوہ، ایسے جائزے کو روک تھام کے اقدامات کے طور پر دوگنا، ملازمتوں کو بتاتا ہے کہ تنظیم کو فعال طور پر غلط طریقے سے دیکھ رہا ہے.

9. چیکوں پر دستخط

تنظیم کے نام میں لکھا گیا چیکوں پر دو دستخط کی ضرورت ہوتی ہے اس بات کا یقین کرے گا کہ کم سے کم دو افراد نے جائزہ لیا اور ٹرانزیکشن کی منظوری دے دی. پھر ایک بار پھر، یہ مزدوری تقسیم کرنے اور ایک ٹرانزیکشن کو مکمل کرنے کے لئے ضروری لوگوں کی تعداد میں اضافہ کرنے کے لئے واپس جاتا ہے. اگر کسی شخص کو نگرانی کے بغیر چیک لکھنے کے لئے اجازت دی جائے تو، دھوکہ دہی کے لئے دروازہ وسیع کھلی ہے. جب بھی ممکن ہو تو غلط چیکز سے بھی بچنا چاہئے.

10. چھوٹی رقم

دھوکہ دہی کو کم کرنے کے غیر منافع بخش مالیات کے ہر سطح پر ہوتا ہے. زیادہ تر تنظیموں کو چھوٹے، اکثر غیر متوقع لین دین کے لئے چھوٹی نقد رقم فراہم کی جاتی ہے. ٹریک کھونے کی غلطی مت کرو کس طرح پیسے کی رقم خرچ کی جاتی ہے. جی ہاں، یہ عام طور پر میسیلنی کا ارادہ رکھتا ہے، لیکن، جیسا کہ یہ ڈالر کی بلوں کی شکل میں آتا ہے، چھوٹی سی نقد بدسلوکی کرنا آسان ہے. رسید پر رکھو اور اخراجات کا سخت ریکارڈ رکھیں. چھوٹے ٹرانزیکشن کے پرکشش کنٹرول اعلی، زیادہ نقصان دہ سطحوں پر دھوکہ دہی کو ختم کرے گا.